O ciclo de vida de vida dos documentos – A teoria das três idades

A vida dos documentos tem três períodos:

  • ativos
  • semiativos
  • inativos

O período ATIVO diz respeito ao período em que este se conserva no arquivo corrente de uma instituição. É o período durante o qual os documentos ativos são indispensáveis a manutenção das atividades cotidianas de um administrador. Com utilização freqüente, devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, em caso de encontrarem em ambiente informático, ser de fácil e rápida acessibilidade.

Quando termina o seu período de atividade, os documentos tornam-se SEMIATIVOS, entrando no segundo período da sua vida, o período da semi-atividade pressupõe que os documentos devem ser conservados em arquivo intermédio por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não tem de ser usados para assegurar a atividade cotidiana de uma administração.

Após o período de semiativos,os documentos passam p/ o período de inatividade,no qual os documentos inativos deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu.É o período que se determina a eliminação ou conservação como arquivo definitivo(permanente),ou seja,é o período em que se determina o valor de testemunho e informativo de um documento.

A teoria das 3 idades dos documentos tenta determinar qual o ciclo vital dos documentos partindo da sua freqüência de utilização e do seu valor probatório,informativo e testemunhal.

Tipos de Arquivos

  • Arquivo Corrente- é constituído de documentos vigentes,usado com freqüência.

O arquivo corrente tem valor primário ou administrativo ele caracteriza-se por estar vinculado aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos em virtude das atividades pertinentes, outra peculiaridade é o seu uso constante dentro do órgão que o produziu.

Ex: os processos em andamento dentro de um órgão público, os memorandos, as circulares e etc.

  • Arquivo Intermediário- é constituído  por documentos vigentes ,com prazo precaucional longo e de referencia  ocasional e pouca freqüência de uso,com acesso publico mediante autorização do órgão produtor.

Também denominado de arquivo secundário trata-se do conjunto de documentos oriundos do arquivo corrente que estão com baixo freqüência de uso, aguardando sua destinação final podendo ser destacado ou recolhido para arquivo permanente.

Ex: regulamentos.

  • Arquivo Permanente – é constituído de documentos que perderam a vigência administrativas porem são providos de valor secundário.eles formam os arquivos históricos.

É o conjunto de documentos arquivados em caráter definitivo devido ao seu valor histórico, informativo ou probatório, por isso, estes documentos não podem ser destacados.

A passagem dos documentos de um arquivo para o outro:

CORRENTE  →  INTERMEDIÁRIO  =  TRANSFERÊNCIA

INTERMEDIÁRIO   →   PERMANENTE  =  GUARDA OU RECOLHIMENTO

CORRENTE    →    PERMANENTE

Protocolo/Recepção de documentos

A entrada de documentos na instituição é realizada pelo setor de protocolo ao qual compete, entre outras incumbências, receber os documentos e fomentar a sua  expedição e tramitação.

Todos os documentos ou processos, para entrarem em autarquias instituições e outros serão recebidos obrigatoriamente pelo setor de protocolo ou pelas unidades protocolizadas.

O prazo para permanência de documentos e processos no setor de protocolo será 48 horas contadas a partir da data e hora de seu recebimento.

Eles (documentos) devem ser registrados

O registro de documentos por protocolização consiste em gravar no documento o numero do registro de entrada, data e horário, por meio de carimbo ou aparelho protocolizado.

Documento de natureza particular (panfletos, prospecto, avisos convites, informes publicitários, faturas, nota fiscais, duplicatas, extrato e aviso bancário) não devem ser registrados, mais encaminhados diretamente aos destinatários, salvo se implicarem decisão administrativa.

Arquivar

Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mais é principalmente, a sua organização lógica funcional.

Arquivar, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.

Os documentos produzidos por uma instituição podem receber ainda outra divisão, de acordo com a função que nela exerce. Assim, podem ser documentos de atividade meio ou documentos de atividade fim.

  • Documentos de atividade meio: documentos que refletem um conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e realizar o desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

Ex: freqüência de funcionário, notas fiscais, livros contábeis, etc.

  • Documentos de atividades fim: documentos que refletem o conjunto de operações que a instituição leva a efeito para desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de documentos de caráter substantiva para seu funcionamento.

Ex: prontuários médicos, autos de infração, boletins de ocorrências, etc.

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